Bezpieczne eventy firmowe latem – hałas, tłum i organizacja terenu. – Szkolenie wstępne BHP online

Grill firmowy, piknik rodzinny, koncert, zawody sportowe czy duża impreza integracyjna to dobry sposób na wspólne spędzenie czasu. Latem takie wydarzenia często odbywają się na otwartej przestrzeni.

Organizator powinien jednak pamiętać, że event firmowy to nie tylko catering, scena i muzyka.

Trzeba również zadbać o BHP i bezpieczeństwo uczestników.

Najczęstsze zagrożenia podczas letnich wydarzeń to:

upał i silne słońce,
duży tłum,
głośna muzyka,
potknięcia i upadki,
przewody elektryczne,
samochody poruszające się po terenie,
grille i otwarty ogień,
nagła burza lub silny wiatr,
utrudniona ewakuacja,
brak szybkiego dostępu do pierwszej pomocy.

Najważniejsza zasada jest prosta:

Bezpieczny event firmowy zaczyna się od zaplanowania terenu i przewidzenia, co może pójść nie tak.

Czy impreza firmowa jest imprezą masową?

Nie każda duża impreza firmowa jest imprezą masową w rozumieniu ustawy.

Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych wyłącza z tej definicji zamknięte imprezy organizowane przez pracodawców dla ich pracowników, jeżeli rodzaj imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu lub terenu, na którym się odbywa.

Jeżeli jednak wydarzenie jest otwarte dla szerszej publiczności, ma inny charakter albo organizowane jest w nietypowym miejscu, trzeba osobno sprawdzić, jakie przepisy i zgody będą wymagane.

Nie warto więc automatycznie zakładać:

To tylko impreza firmowa, więc żadne zasady nas nie dotyczą.

Niezależnie od formalnej kwalifikacji wydarzenia organizator powinien zadbać o bezpieczny teren, ewakuację, ochronę przeciwpożarową i możliwość udzielenia pomocy.

Zacznij od planu terenu

Jednym z najlepszych sposobów ograniczenia ryzyka jest przygotowanie prostego planu eventu.

Warto zaznaczyć na nim:

wejścia i wyjścia,
drogi ewakuacyjne,
scenę,
namioty,
gastronomię,
toalety,
parking,
strefę pierwszej pomocy,
miejsce dla dzieci,
strefę grillowania,
agregaty prądotwórcze,
rozmieszczenie gaśnic,
drogi dojazdu służb ratunkowych.

Największym błędem jest dokładanie kolejnych atrakcji bez sprawdzenia, jak wpływają na poruszanie się ludzi po terenie.

Tłum – nie twórz wąskich gardeł

Duża liczba osób sama w sobie nie musi oznaczać niebezpieczeństwa.

Problem zaczyna się wtedy, gdy wszyscy próbują przejść przez jedno miejsce.

Wąskie gardła mogą powstawać przy:

wejściu,
wyjściu,
barze,
scenie,
punkcie wydawania jedzenia,
toaletach,
szatni,
konkursach i atrakcjach.

Dlatego już na etapie planowania warto sprawdzić, czy ludzie mogą swobodnie poruszać się po terenie.

Nie powinno się ustawiać stolików, namiotów, dekoracji czy sprzętu w sposób utrudniający przejście lub ewakuację.

Wyjście musi być widoczne i dostępne

Uczestnik eventu nie powinien zastanawiać się:

Którędy mam wyjść, jeżeli coś się stanie?

Drogi ewakuacyjne powinny być:

czytelne,
dostępne,
odpowiednio szerokie,
nie zastawione,
możliwe do użycia również po zmroku.

Nie wolno blokować ich:

samochodami,
stołami,
skrzynkami,
sprzętem muzycznym,
dekoracjami,
zapasami gastronomicznymi.

W przypadku większego wydarzenia warto również ustalić osoby odpowiedzialne za kierowanie uczestników podczas ewakuacji.

Hałas na imprezie firmowej

Koncert, DJ i nagłośnienie mogą powodować wysoki poziom hałasu.

Dla uczestników oznacza to przede wszystkim dyskomfort i utrudnioną komunikację. Dla osób, które pracują przy scenie, nagłośnieniu lub innych głośnych urządzeniach przez dłuższy czas, hałas może stać się również czynnikiem zawodowym.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że dopuszczalny poziom ekspozycji na hałas odniesiony do 8-godzinnego dnia pracy wynosi 85 dB. Ocenia się również poziomy maksymalne i szczytowe.

W praktyce podczas eventu warto:

nie ustawiać miejsc siedzących bezpośrednio przy głośnikach,
wydzielić spokojniejszą strefę,
kontrolować poziom nagłośnienia,
zapewnić pracownikom technicznym odpowiednią ochronę słuchu, jeżeli wynika to z oceny narażenia,
umożliwić komunikację również w sytuacji awaryjnej.

Jeżeli komunikatu o ewakuacji nie da się usłyszeć przez muzykę, organizacja wydarzenia wymaga poprawy.

Upał to realne zagrożenie

Letni event często oznacza kilka godzin spędzonych na słońcu.

Wysoka temperatura może prowadzić do:

odwodnienia,
osłabienia,
zawrotów głowy,
omdlenia,
wyczerpania cieplnego,
udaru cieplnego.

Podczas eventu warto więc zapewnić:

łatwy dostęp do wody,
miejsca zacienione,
namioty lub zadaszenie,
możliwość odpoczynku,
informacje o sposobie wezwania pomocy.

Szczególnej uwagi mogą wymagać dzieci, osoby starsze oraz uczestnicy gorzej tolerujący wysoką temperaturę.

Aktualne komunikaty służb przypominają, że podczas upałów podstawą profilaktyki jest regularne picie wody i ograniczenie długiego przebywania w pełnym słońcu.

A co z pracownikami obsługującymi event?

Jeżeli pracownicy wykonują pracę na otwartej przestrzeni i temperatura przekracza 25°C, pracodawca ma obowiązek zapewnić im napoje.

Dotyczy to np. osób:

obsługujących event,
pilnujących stref,
pracujących przy montażu,
wykonujących prace techniczne,
obsługujących parking.

Warto również organizować ich pracę tak, aby mieli możliwość odpoczynku w cieniu.

Pogoda może zmienić cały plan

Rano świeci słońce, a po południu przychodzi burza.

Dlatego organizator powinien wcześniej ustalić:

gdzie uczestnicy mogą się schronić,
kto podejmuje decyzję o przerwaniu wydarzenia,
jak zostanie przekazany komunikat,
kiedy należy wyłączyć urządzenia elektryczne,
co zrobić z namiotami i lekkimi konstrukcjami przy silnym wietrze,
jak przeprowadzić ewakuację.

Nie warto czekać, aż pierwsze elementy wyposażenia zaczną przewracać się od wiatru.

Przewody elektryczne – mały szczegół, częsty problem

Kable do:

głośników,
oświetlenia,
lodówek,
food trucków,
namiotów,
urządzeń gastronomicznych

nie powinny leżeć luzem w przejściach.

Mogą prowadzić do potknięcia albo uszkodzenia instalacji.

Jeżeli przewód musi przecinać ciąg komunikacyjny, należy go odpowiednio zabezpieczyć.

Instalacje elektryczne stosowane na zewnątrz powinny być również odpowiednie do warunków środowiskowych.

Grill i ogień – wyznacz osobną strefę

Grill nie powinien stać:

przy wyjściu,
bezpośrednio przy namiocie,
obok materiałów palnych,
przy miejscu zabaw dzieci,
przy zaparkowanych samochodach.

Strefę grillowania najlepiej wyraźnie oddzielić od głównego ruchu uczestników.

W pobliżu powinien znajdować się odpowiednio dobrany sprzęt gaśniczy, a za obsługę powinny odpowiadać wyznaczone osoby.

Samochody i ludzie nie powinni poruszać się tą samą drogą

Dużym zagrożeniem podczas eventów są parkingi i dostawy.

Przed rozpoczęciem imprezy po terenie mogą poruszać się:

samochody dostawców,
food trucki,
pojazdy techniczne,
samochody organizatorów.

Jednocześnie pojawiają się pierwsi uczestnicy.

Jeżeli jest to możliwe, dostawy powinny zakończyć się przed wpuszczeniem większej liczby osób na teren.

Warto również:

wyznaczyć parking,
oddzielić ruch pieszy od pojazdów,
ustalić ograniczenie prędkości,
zabezpieczyć miejsca cofania,
nie dopuszczać do parkowania na drogach ratunkowych.

Alkohol a bezpieczeństwo

Jeżeli podczas wydarzenia podawany jest alkohol, trzeba uwzględnić jego wpływ na zachowanie uczestników.

Może zwiększać ryzyko:

upadków,
konfliktów,
odwodnienia,
wejścia do stref niedostępnych,
prowadzenia samochodu po imprezie.

Organizator powinien więc wcześniej pomyśleć o:

transporcie,
taksówkach,
autobusie firmowym,
bezpiecznym parkingu,
odpowiedzialnej obsłudze alkoholu.

Bezpieczeństwo nie kończy się w momencie wyłączenia muzyki.

Pierwsza pomoc musi być łatwo dostępna

Uczestnicy powinni wiedzieć, gdzie mogą uzyskać pomoc.

W zależności od wielkości wydarzenia warto wyznaczyć:

punkt pierwszej pomocy,
osoby przeszkolone,
oznakowane miejsce z apteczką,
sposób wezwania pogotowia,
miejsce umożliwiające szybki dojazd karetki.

Dobrym rozwiązaniem jest przekazanie organizatorom prostego numeru telefonu lub kanału komunikacji na wypadek sytuacji awaryjnej.

Kto odpowiada za co?

Przed rozpoczęciem wydarzenia warto jasno określić odpowiedzialności.

Na przykład:

Obszar	Osoba odpowiedzialna
Koordynacja całego eventu	Kierownik wydarzenia
Pierwsza pomoc	Wyznaczony zespół
Ewakuacja	Koordynator bezpieczeństwa
Scena i instalacje	Firma techniczna
Strefa gastronomiczna	Dostawca cateringu
Parking	Wyznaczona obsługa
Monitoring pogody	Organizator
Kontakt ze służbami	Jedna wskazana osoba

W sytuacji awaryjnej nie powinno się dopiero ustalać, kto podejmuje decyzje.

Szybka checklista BHP przed eventem

Przed wpuszczeniem uczestników sprawdź:

Czy wejścia i wyjścia są dostępne?
Czy drogi ewakuacyjne są wolne?
Czy dojazd służb ratunkowych nie jest zastawiony?
Czy teren jest odpowiednio oświetlony?
Czy przewody zostały zabezpieczone?
Czy scena i namioty są stabilne?
Czy miejsca przy głośnikach są właściwie zorganizowane?
Czy dostępna jest woda?
Czy są miejsca zacienione?
Czy przygotowano punkt pierwszej pomocy?
Czy strefa grilla jest bezpieczna?
Czy piesi są oddzieleni od samochodów?
Czy wiadomo, co zrobić podczas burzy?
Czy osoby odpowiedzialne znają swoje zadania?
Czy uczestników można szybko poinformować o zagrożeniu?

FAQ – event firmowy i BHP

Czy zamknięta impreza firmowa jest imprezą masową?

Zamknięta impreza organizowana przez pracodawcę dla jego pracowników jest wyłączona z definicji imprezy masowej, jeżeli rodzaj wydarzenia odpowiada przeznaczeniu obiektu lub terenu. Przy wydarzeniach otwartych lub o innym charakterze trzeba sprawdzić wymagania indywidualnie.

Czy trzeba zapewnić wodę podczas eventu?

Przy letnim wydarzeniu dostęp do wody jest podstawowym elementem profilaktyki upału. Jeżeli natomiast pracownicy wykonują pracę na otwartej przestrzeni przy temperaturze powyżej 25°C, pracodawca ma obowiązek zapewnić im napoje.

Czy głośna muzyka może być problemem BHP?

Tak, szczególnie dla osób pracujących przez dłuższy czas przy nagłośnieniu lub scenie. Hałas utrudnia również komunikację i przekazywanie informacji podczas sytuacji awaryjnej.

Czy potrzebny jest plan ewakuacji?

Sposób ewakuacji powinien być przemyślany przed rozpoczęciem wydarzenia. Im większy i bardziej złożony event, tym ważniejsze jest określenie dróg wyjścia, odpowiedzialności i sposobu przekazywania komunikatów.

Co zrobić, gdy podczas eventu zbliża się burza?

Organizator powinien monitorować pogodę i wcześniej ustalić warunki przerwania imprezy, bezpieczne miejsce schronienia oraz sposób poinformowania uczestników.

Podsumowanie

Bezpieczny event firmowy nie wymaga tworzenia skomplikowanego systemu.

Trzeba jednak wcześniej pomyśleć o najważniejszych zagrożeniach.

Podstawowe zasady BHP to:

dobrze zaplanowany teren,
wolne drogi ewakuacyjne,
kontrola liczby osób i miejsc tworzących tłok,
rozsądny poziom hałasu,
dostęp do wody i cienia,
przygotowanie na burzę i silny wiatr,
bezpieczne instalacje elektryczne,
oddzielenie ludzi od samochodów,
dostęp do pierwszej pomocy,
jasny podział odpowiedzialności.

Najgorszym rozwiązaniem jest założenie:

Przecież to tylko impreza integracyjna.

Większość zagrożeń podczas eventów można przewidzieć jeszcze przed przyjazdem pierwszego uczestnika.

Szkolenia BHP online – HSE Online

Bezpieczeństwo podczas eventów, pracy i codziennego funkcjonowania firmy zależy przede wszystkim od świadomości ludzi.

Na platformie HSE Online znajdziesz profesjonalne szkolenia BHP online dla różnych grup pracowników.

Szkolenia pomagają budować dobre nawyki, rozpoznawać zagrożenia i właściwie reagować w sytuacjach awaryjnych.

Sprawdź szkolenia BHP online na www.hse-online.pl

Podstawa prawna i źródła

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.
Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Przepisy dotyczące ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów.
Przepisy dotyczące najwyższych dopuszczalnych natężeń hałasu w środowisku pracy.